Inbox Zero : Reprendre le contrôle de sa boite mail
Les mails prennent une part extrêmement importante dans la vie quotidienne des fidèles employés que nous sommes.
Nous recevons quotidiennement de nombreux messages, du plus utile (que l’on a pas pris le temps de lire jusqu’au bout) au plus insignifiant (que l’on gardera quand même pendant des années !).
L’Inbox Zero est un life hack vous exposant comment bien utiliser vos mails :
En quoi le mail pose problème :
- Déconcentration : Les mails tombent tous seuls dans le logiciel de messagerie, nous avertissent, et ne relâchent pas notre attention tant qu’ils sont non pas lus.
- Trop d’information : Dans une journée on reçoit des mails sur tout et rien, il y en a peut-être 10% d’utiles et pourtant, la grande majorité d’entre eux sont gardés ad vitam eternam.
- Perte de temps : Passer du temps à faire des aller-retour sur sa boite n’est pas productif, archiver et supprimer après coup prend un temps considérable.
Gestion du temps :
On gagne en efficacité à définir des plages horaires dédiées aux mails. Idéalement, plusieurs dans la journée pour être réactif :
Ce qui me parait le plus cohérent est matin, midi, après-midi, soir (9h, 12h, 14h, 17h).
Gestion des priorités :
Le premier réflexe est de se dire : « En cas de mail très urgent, on perd un temps fou ! »
Clairement, le mail n’est pas le moyen de communication des urgences, ne vous inquiétez-pas, si la fin du monde est proche, vous serez toujours prévenu à temps. Ce ne sont pas les moyens de communication qui manquent (téléphone, SMS, cris horrifiés de vos collègues, course à pied à travers les bureaux, …).
Une fois cette première angoisse passée, que faire des mails que vous recevez pendant les plages bien définies ?
Trois interventions possibles :
- Peut être lu immédiatement (quasiment tous les mails) : Traiter puis classer ou archiver ou supprimer.
- Important et urgent : A faire rapidement et à classer dans un dossier « important »
- Important et pas urgent : Classer comme non lu dans dans le dossier « important », et créer des tâches ou rendez-vous dans votre logiciel de messagerie pour les placer au bon moment dans votre semaine de travail.